La ofimática de nuestros días
La gran mayoría de las empresas inician sus operaciones en un esquema relativamente informal, aprovechando los recursos con que cuentan, para lograr entrar en un círculo virtuoso que permita el crecimiento sostenido y el desarrollo organizacional, económico y por supuesto personal.
Uno de los aspectos que más resultan de interés en el proceso de transitar a esquemas formales en una empresa es el registro de la información. Si bien el día de hoy existen diferentes paquetes de software comercial destinado a pequeñas y medianas empresas, el uso de hojas de cálculo para el registro de información sigue estando altamente generalizado en casi todas las empresas en vías de crecimiento, de todas las industrias.
Pero… ¿Es malo entonces utilizar hojas de cálculo para registrar nuestras operaciones? Por supuesto que no. Tomar un conjunto de hojas de cálculo, aplicar algunas fórmulas, darles formato y ponerlas a disponibilidad de las áreas es una tarea bastante fácil que produce resultados relativamente consistentes, permite extraer información para construir reportes y los archivos se pueden almacenar en ubicaciones locales o en línea.
¿Ventajas? Muchas. ¿Desventajas? Otras tantas. Los datos son visibles para cualquiera que tenga acceso a los archivos. Los datos pueden alterarse y no hay registro de trazabilidad. Las fórmulas son volátiles y pueden perderse o alterarse, rompiendo secuencias y cálculos de toda índole. Archivos compartidos que se sobrescriben, copian y distribuyen sin control. Los archivos mismos pueden perderse o en el peor de los casos, ser afectados por algún tipo de software malicioso.
En cuanto a los paquetes de software comercial, son sin duda herramientas que representan un paso adelante en el proceso de estandarización de datos, consolidación de información, control de acceso y reportes. ¿Por qué entonces no son la panacea para las empresas? La respuesta está en la falta de personalización. Estos paquetes de software ofrecen esquemas operativos que dan buenos resultados, pero que están ya preconfigurados o son muy poco configurables, de manera que obligan a las empresas a modificar sus propios procesos, ya sea de compras, almacenes, ventas, etc., para poder ser registrados en estas plataformas.
Una opción muy ventajosa resulta ser el uso de aplicaciones empresariales. Estas aplicaciones de software multiplataforma (pueden operarse en cualquier sistema operativo y en formatos móviles o de escritorio, facilitando los esquemas de trabajo a distancia), toman como base las hojas de cálculo de la empresa y construyen sobre estas una interfaz operativa con la que los colaboradores pueden interactuar de manera ágil y amigable, y que en primer lugar permiten mantener la información bajo control total, validando todos los datos antes de ser registrados, manteniendo registros de trazabilidad, automatizando tareas, incrementando la comunicación entre procesos, reduciendo tiempos y mejorando la productividad, mejorando la seguridad de la información por su almacenamiento en nube y, sobre todo, se diseñan en apego a los procesos de la empresa, permitiendo que la transición hacia la nueva tecnología sea casi transparente para los usuarios finales, reduciendo curvas de aprendizaje y minimizando la resistencia al cambio.
¿Ventajas? Todas. Aplicaciones disponibles en línea, operables cuando se interrumpe la provisión de Internet. Los tiempos de desarrollo e implementación son cortos, los presupuestos son asequibles y los flujos de producción se incrementan al tiempo que la información está segura y siempre disponible.
Es la nueva ofimática de nuestros días. Cada empresa puede tener tantas aplicaciones empresariales como necesite, y si lo requiere, conectarlas todas para conformar macro aplicaciones empresariales tan funcionales y robustas como un ERP o un CRM.
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