La evolución tecnológica en tu organización.
¿Trabajas para la información?, o la información trabaja para ti…
Todas las organizaciones son entes vivos, y dentro de sus ciclos de vida evolucionan en todos los planos, entre ellos el tecnológico. Como es natural, las organizaciones de nuestros días interactúan con tecnologías de diferentes generaciones, algunas que están casi en desuso y otras que recién se van desarrollando.
Si definimos evolución como un cambio o transformación gradual, generalmente en sentido de mejora, podemos entender el concepto evolución en tecnología como un proceso de mejora gradual en el uso de las tecnologías de diversas índoles. Centrémonos en tecnologías de información: desde los libros de contabilidad hasta avanzadas plataformas de software que automatizan las tareas, todas están orientadas a la gestión de información originada en los procesos operativos y administrativos de nuestra empresa.
Para poder hablar de una escala evolutiva en tecnologías de información en las organizaciones, debemos definir niveles, de menor a mayor:
1.- Nivel registros en papel
Es el nivel más básico de registro de datos, que hoy en día es poco utilizado, por las consabidas desventajas que su uso representa.
2.- Nivel hoja de cálculo
Es un nivel en el que la mayoría de los registros de datos se hacen de forma manual en hojas de cálculo, y en algunos casos se ha logrado automatizar algunos registros y reportes. Implica riesgos como errores de captura, riesgos respecto de la integridad y privacidad de la información, así como escalabilidad limitada.
3.- Nivel suite administrativa
Se trata de un nivel en el que la organización adquiere paquetes de aplicaciones comerciales, en busca de minimizar los errores, consolidar y proteger la información, así como contar con algunas herramientas que permitan reducir tiempos. Si bien constituye una mejora, implica el uso de diferentes almacenes de datos, lo cual hace muy difícil la generación de informes consolidados.
4.- Nivel ERP genérico
En este nivel la organización se ha decidido por adquirir un software ERP comercial, que en la mayoría de los casos no cubre o excede sus requerimientos, por lo que se continúa utilizando hojas de cálculo para ‘complementar’ las necesidades no cubiertas, y además se paga por componentes del ERP no utilizados.
5.- Nivel ERP a la medida
El penúltimo nivel de evolución tecnológica de nuestra escala se alcanza cuando la organización ha optado por un sistema ERP hecho a la medida, con esquemas de escalabilidad, actualización y mejora continua.
6.- Nivel Inteligencia Artificial aplicada
En este nivel nada se desaprovecha. Todos los datos producen información a través de componentes del ERP que aplican inteligencia artificial para identificar patrones, estimar variaciones, predecir comportamientos, y ofrecer apoyo a la toma de decisiones por la alta dirección.
El nivel evolutivo en que se encuentre tu empresa puede ser causa o efecto de diversos factores organizacionales, entre los que podemos encontrar:
• Resistencia al cambio por parte de la alta dirección o los mandos medios
• La tecnología con que se cuenta actualmente no es compatible con nuevas tecnologías
• Mala reputación de sistemas de información que utilizan algunos conocidos o que la misma empresa utilizó anteriormente.
• Falta de servicio de soporte por parte del proveedor de la herramienta informática, lo que conduce a regresar a un nivel anterior o a no poder avanzar
• No contar con la capacidad financiera para un desembolso económico en una sola emisión
• Otros
Según Chris Colbert, Director General de Harvard Innovation Labs, el 84% de las empresas que invierten en tecnología fallan y la razón es porque intentan transformar su modelo de negocios a un sistema de información, en lugar de adaptar la tecnología a las necesidades de su organización.
La mejor tecnología no necesariamente es la más moderna, la mejor tecnología es la que le funciona a tu organización y para identificarla es importante tener en claro la situación organizacional y tecnológica de la empresa.
¿Sabes en qué nivel de evolución tecnológica está tu empresa? Ese nivel… ¿es causa o efecto de alguno de los factores mencionados? ¿Te atreverías a descubrirlo?
Disminuye el riesgo de perder tu inversión, ve a la segura implementando tecnología a la medida de las necesidades de tu organización